Všechny Vaše starosti se spisovými službami, skartací nebo archivací dokumentů můžete nechat na nás. Navíc Vám vždy nejdříve poradíme, protože disponujeme týmem specialistů, kteří se službami správy dokumentů zabývají již řadu let. Pokud se Vám v kanceláři nebo ve skladech nahromadilo velké množství dokumentů, na jejichž důslednou evidenci, zpracování, třídění a uložení nemáte personální ani prostorové kapacity, společnost Systematic a. s. vypracuje a zrealizuje komplexní plán řešení spisových služeb Vaší společnosti. My vytvoříme archivační a skartační řády, roztřídíme, zpracujeme, převezeme a uložíme všechny Vaše dokumenty a Vy získáte přehled o všech Vašich dokumentech.

Co nabízíme:

• konzultační a metodické poradenství při zřizování podnikových spisoven,
• analýzy písemností pro efektivní archivaci dokumentů,
• poradenství v uspořádání spisoven a archivů firem,
• třídění, převzetí a převoz dokumentů do spisovny,
• elektronické zpracování převzatých dokumentů,
• zpracování skartačního plánu,
• zařazení a uložení dokumentů do speciálních archivačních boxů,
• uložení dokumentů typu "S" do doby skartace,
• předání dokumentů typu "A" do příslušného oblastního archivu.

Uložení dokumentů, tzv. archivace dokumentů, je řešením zejména pro ty klienty, pro které je možnost trvalého uložení písemností, v souladu s platnými normami pro archivaci dokumentů, ve vlastních nebo pronajatých prostorách provozně i investičně příliš nákladnou záležitostí.

Přenesením této činnosti na externího dodavatele získáte nezanedbatelné výhody vyplývající z tzv. outsourcingu, obchodního rozhodnutí, které má vést ke snížení nákladů a (nebo) k zaměření se na důležitější úkoly v rámci obchodního procesu.

Odpovědnost za archivaci dokumentů nese naše společnost Systematic a. s. a Vaše firma se může plně věnovat svému oboru. Náklady na zajištění specializované činnosti jsou při využití outsourcingu zpravidla výrazně nižší.

Co nabízíme:

• zpracování evidence dokumentů v aplikaci E-Archiv
• fulltextové vyhledávání dokumentů v aplikaci E-Archiv
• možnost elektronického pořizování žádanek pro vyhledání či zápůjčku dokumentů
• formy doručování dokumentů:
  • Kopie dokumentů e-mailem nebo poštou,
  • kopie dokumentů mohou být jedinečně doručeny pomocí „Certifikační autority“, tj. elektronicky podepsány a šifrovány,
  • originální dokumenty vlastním kurýrním servisem,
  • efektivní uložení dokumentů v depotu.

V současné době rychle se rozvíjejícího digitálního prostředí, probíhá většina firemních procesů elektronicky a narůstá tak i objem digitálních dokumentů. Se vzrůstajícím významem elektronických dokumentů roste i snaha firem převádět své fyzické archivy a papírové dokumenty do jednotné elektronické podoby, tzv. digitalizace, která umožňuje jejich uživatelům tyto cenné firemní záznamy lépe a efektivněji spravovat, zpřístupňovat, sdílet a uložené dokumenty operativně využívat.

Společnost Systematic a. s. Vám nabízí moderní a rychlé řešení, jejíž součástí je komplexní spektrum služeb pro bezpečnou a efektivní archivaci elektronických dokumentů.

Co nabízíme:

• konzultace a posouzení stavu dokumentů a navržení vhodných postupů pro samotnou konverzi papírových dokumentů,
• nalezení nejvhodnější formy jednotného ukládání všech typů elektronických záznamů v souladu se zákonem,
• navržení nejefektivnější správy dokumentů s možností propojení na „EES“ – elektronický evidenční systém,
• odborné zpracování dokumentů pro elektronickou archivaci, precizní třídění a bezpečná manipulace s dokumenty, vytěžení dat ze zdrojových dokumentů a ověření platnosti záznamů,
• zajištění existence dokumentů v reálném čase a opatření známkou původu.

Co získáte:

• řešení zacílené na Vaše potřeby tak, aby výsledek splňoval nejvyšší míru možného očekávání
• elektronický archiv v souladu s právními předpisy
• aplikaci bezpečnostních prvků elektronického podpisu a časových razítek
• snadné, rychlé, přesné a bezpečné vyhledávání strategických záznamů
• zpracovávání a ukládání dokumentů pomocí nejmodernějších technologií
• přímé řízení uložených dat odkudkoliv a kdykoliv
• jistotu čitelnosti, důvěryhodnosti a platnosti archivovaných dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu
• odbornou podporu a pomoc zkušených profesionálů při správě a archivaci Vašich elektronických dokumentů.

Skartací se rozumí likvidace dokumentů, které již není, dle zákona, potřeba archivovat. i tuto službu pohlídáme za Vás. Skartace je možná po uplynutí zákonné lhůty a dochází k trvalému znehodnocení dat. Společnost Systematic a. s. Vám zajistí bezpečnou skartaci v souladu s normou DIN 32 757, se stupněm bezpečnosti 4.

Co nabízíme:

• vypracování individuálního skartačního plánu,
• vedení skartačního řízení s příslušným oblastním archivem na klíč,
• důvěrnou skartaci dokumentů s prošlou skartační lhůtou, včetně potvrzení o skartaci,
• jednorázové svozy a skartaci dokumentů,
• pravidelné svozy a skartaci dokumentů,
• zapůjčení a výměny uzamykatelných kontejnerů pro sběr dokumentů určených ke skartaci.