Správa, uložení, třídění a archivace dokumentů

Systematic a. s. je ryze česká společnost nabízející komplexní služby a řešení pro tyto oblasti: správa, uložení dokumentů a jejich evidence, archivace dokumentů, skartace dokumentů, archivní a spisová služba.

Uskladníte-li v naší komerční spisovně vaše dokumenty, zbavíte se starostí ohledně ochrany dokumentů a uvolníte si kancelářské prostory. V případě likvidace či konkursu firmy zajistíme pro správce konkursních podstat odborné zajištění, skladování a vyhledávání dokumentů.

Dokumenty archivujeme v souladu s normou ve vlastních archivačních boxech nebo v obalech zákazníků.

Archivace dokumentů

Víte, že archivace dokumentů je jednou z nejstarších lidských činností, které vznikly i přes to, že nejsou přímo nezbytné pro život? Se zvyšováním životní úrovně vznikala stále větší potřeba písemnosti uchovávat. Díky archivaci dokumentů, které měly to štěstí, dnes známe svoje dějiny. Naopak, pro špatnou archivaci dokumentů v minulosti, je mnoho otazníků v dějinách lidstva, které se bohužel už nikdy nedozvíme. Škoda.

Archivace dokumentů je stará jako písmo. Ve chvíli, kdy jsi člověk poprvé poznamenal něco důležitého, začal se pídit po archivu, do kterého by mohl dokument uložit. Spisové služby indiánského uzlíkového písma by mohly být docela zajímavé. Třídění dokumentů ze zašmodrchaných provázků by asi nikdo z nás absolvovat nechtěl. Ukládání dokumentů v době kamenných balvanů, takových na jakém je například zákoník Chamurapiho, bylo asi náročné. Třídění dokumentů, kdy jeden váží několik metráků, vzbuzuje také úsměvné představy.

Naštěstí žijeme v elektronické době a správa dokumentů může být dnes zcela komfortní záležitostí. Z historického hlediska je jisté, že naše archivy dokumentů budou jednou cennou pomocí a doufejme i pozitivní inspirací pro naše potomky. V tomto ohledu je hodnota archivace dokumentů nevyčíslitelná.

V současnosti je ze zákona povinné některé dokumenty archivovat. Tyto písemnosti je možné po několika letech skartovat. Z tohoto důvodu je nutné, aby na archivované dokumenty ve firmě stále někdo myslel a hlídal dobu jejich uložení.

Archivace dokumentů, třídění a správa písemností, zkrátka papírování, je pro většinu firem vyčerpávající záležitost. Archivace dokumentů je odborná práce, pro kterou je třeba mít zkušeného archiváře a extra kancelář. Tato činnost s sebou nese také odpovídající odpovědnost a náklady. Služby archivace dokumentů, jejich třídění i skartace u firmy Systematic se vám mnohonásobně vyplatí. Odpovědnost za archivované dokumenty ponese naše společnost a vaší firmě ubudou starosti, hromady papírů i náklady na komplexní archivaci dokumentů.

Správa dokumentů

Správa dokumentů podle Systematic je proces probíhající od konzultací, při kterých najdeme nejvhodnější model dočasného uložení nebo archivace dokumentů právě pro vás, přes spisové služby a uložení písemností, až po skartaci dokumentů. Pokud se rozhodnete využít našich spisových služeb, dojde k fyzickému převzetí a archivaci dokumentů, včetně jejich převedení do elektronické podoby.

Uložení dokumentů

Dokumenty jsou u nás uloženy nejen ve své fyzické podobě, ale naší předností je současně možnost archivace dokumentů v elektronické formě. Umožňujeme zákazníkům dostat se on-line ke svým archivovaným dokumentům a kdykoliv s nimi pracovat s jistotou, že jsou dobře zabezpečené a nikam se neztratí. Bezpečně archivované dokumenty jsou vysoce ceněnou službou při nečekaných událostech, ve kterých často dochází ke ztrátám důležitých dat, bez kterých se následně nelze obejít. Zabezpečení uložených dokumentů je pro nás absolutní prioritou a posláním firmy Systematic je bdít nad archivovanými dokumenty a poskytnout je kdykoliv je to třeba.

Třídění dokumentů

Pro většinu lidí je třídění dokumentů otravné. Papírování zabere víc času, než je nutné a každá nepřesnost může být osudná. Dáte-li omylem do skartace dokument, který tam nepatřil, můžete se dostat do problémů. Třídění a archivace dokumentů chce systém a ten my máme! Naše třídění dokumentů je profesionální činnost. Každý uložený dokument dostane svůj skartační znak a tím je dáno, jedná-li se o dočasný dokument, určený ke skartaci v určitém časovém horizontu, nebo zda jde o dokument archivní, tedy určený k trvalému uložení.

Vyzkoušejte Systematic a zjistíte, že o archivaci dokumentů nemusíte vůbec přemýšlet. S našimi službami získáte klid a čas na svoji práci s vědomím, že v případě potřeby máte své bezpečně uložené dokumenty kdykoliv a rychle k dispozici. Žádný námi archivovaný dokument se nemůže nikam zatoulat ani ztratit. Skartujeme jen ten dokument, který je k tomu předurčen. Díky našemu promyšlenému systému označení archivovaných dokumentů budou vaše písemnosti v nejlepších rukách.