Správa, uložení, třídění a archivace dokumentů

Systematic, a.s. je ryze česká společnost nabízející komplexní služby a řešení pro tyto oblasti: správa, uložení dokumentů a jejich evidence, archivace dokumentů, skartace dokumentů, archivní a spisová služba.

Uskladníte-li v naší komerční spisovně vaše dokumenty, zbavíte se starostí ohledně ochrany dokumentů a uvolníte si kancelářské prostory. V případě likvidace či konkursu firmy zajistíme pro správce konkursních podstat odborné zajištění, skladování a vyhledávání dokumentů.

Dokumenty archivujeme v souladu s normou ve vlastních archivačních boxech nebo v obalech zákazníků.

Archivace dokumentů

Víte, že archivace dokumentů je jednou z nejstarších lidských činností, které vznikly i přesto, že nejsou přímo nezbytné pro život? Se zvyšováním životní úrovně vznikala stále větší potřeba archivace písemností. Díky uložení dokumentů, které měly to štěstí, známe dnes svoje dějiny. Díky špatné správě dokumentů v minulosti se mnohé detaily z dějin lidstva už nikdy nedozvíme. Škoda.

Archivace dokumentů je stará jako písmo. Ve chvíli, kdy si člověk poprvé poznamenal něco důležitého, zčal se pídit po archivu, do kterého by mohl dokument uložit. Spisové služby indiánského uzlíkového písma by mohly být docela zajímavé. Třídění dokumentů ze zašmodrchaných provázků by asi nikdo z nás absolvovat nechtěl. Ukládání dokumentů v době kamenných balvanů, takových na jakém je například zákoník Chamurapiho, bylo asi náročné. Třídění dokumentů, kdy jeden váží několik metráků vzbuzuje také úsměvné představy.

Naštěstí žijeme v elektronické době a správa dokumentů může být dnes zcela komfortní záležitostí. A co se dějin týče – musíme jen doufat, že naše archivy dokumentů budou jednou pro potomky alespoň trochu pozitivní inspirací.

V současnosti je ze zákona povinné některé dokumenty archivovat, a po několika letech je možná skartace písemností. Problém je v tom, že na to u vás ve firmě musí stále někdo myslet.

Archivace dokumentů, třídění písemností a správa dokumentů, zkrátka papírování, je pro většinu firem vyčerpávající záležitost, na kterou je radno mít extra archiváře a kancelář. Jedná se o odbornou práci. Archiváře je nutno platit. Služby archivace, třídění i skartace dokumentů u firmy SisteMatic se mnohonásobně vyplatí.

Odpovědnost za archivované dokumenty ponese naše společnost a vaší firmě ubudou hromady papírů a náklady na komplexní archivaci písemností.

Správa dokumentů

Správa dokumentů podle SysteMatic začíná od konzultací, při kterých najdeme nejvhodnější model archivace nebo dočasného uložení dokumentů právě pro vás, přes spisové služby a uložení písemností, až po skartaci dokumentů. Pokud se rozhodnete využít našich spisových služeb, dojde k fyzickému převzetí a archivaci dokumentů, a tedy i k jejich převedení do elektronické podoby. Provádíme jak archivaci dokumentů úředních, tak i archivaci písemností soukromých.

Uložení dokumentů

Vaše dokumenty budou u nás uloženy ve své fyzické podobě, ale předností je uložení dokumentů i v podobě elektronické. Vaše archivované dokumenty jsou v naprostém bezpečí. Vždy máte jistotu, že se ke svým uloženým písemnostem kdykoliv dostanete on-line proti uživatelskému jménu a zabezpečenému heslu, že se vám u nás archivované písemnosti nikam neztratí. Ani za dramatických událostí, kdy se každý stará sám o sebe a na dokumenty, bez kterých se později neobejde, v tu chvíli ani nepomyslí. Posláním firmy SysteMatic je bdít nad vašimi uloženými dokumenty a vydat je kdykoliv je to nutné.

Třídění dokumentů

Pro normálního člověka je třídění dokumentů otravné. Papírování zabere víc času, než je nutné. A každá nepřesnost může být osudná. Dáte-li omylem do skartace dokument, který tam nepatřil, můžete se dostat do problémů. Třídění dokumentů chce systém a ten my máme! Naše třídění dokumentů je profesionální činnost. Každý uložený dokument dostane svůj spisový znak a tím je dáno, jedná-li se o dočasný dokument, určený ke skartaci v určitém časovém horizontu, nebo jedná-li se o dokument archivní, tedy určený do trvalého archivu.

Vyzkoušejte SysteMatic a zjistíte, že o námi uložených dokumentech, nemusíte vůbec přemýšlet. Díky naší archivaci písemností získáte klid na důležitější práci. Žádný námi archivovaný dokument se nemůže nikam ztratit. A v případě potřeby máte kterýkoliv uložený dokument kdykoliv a rychle k dispozici. Skrtujeme jen ten dokument, který je k tomu předurčen. Díky promyšlenému systému označení uložených dokumentů jsou vaše písemnosti v nejlepších rukách