Slovník pojmů

Spisovna je místo určené k ukládání vyřízených dokumentů, k jejich evidenci a vyhledávání pro potřeby původce dokumentu.

Spisem se rozumí ucelený soubor dokumentů k jedné věci včetně interních záznamů, stanovisek, konceptů, které zachycují genezi následného výstupu.

Archiválií je takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Trvalou dokumentární hodnotu posoudí příslušný archiv. Při ukončení činnosti původce přechází povinnost zabezpečit archiválie na právního nástupce nebo na orgány pověřené likvidací. V případě, že není právní nástupce, převezme archiválie příslušný archiv.

Spisový řád upravuje chod spisové služby, tj. pracovní postupy při nakládání s dokumenty.

Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Archivní a skartační řád stanovuje způsob provedení výběru dokumentů, tedy oddělení dokumentů s trvalou hodnotou (archiválií) od dokumentů bezvýznamných, určených ke zničení, a způsob práce s archiváliemi.

Spisový a skartační plán obsahuje věcně členěnou typologii dokumentů původce označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty.

Skartační řízení je postup plánovitého vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost původce a posuzování jejich dokumentární hodnoty. Písemnosti se posuzují dle kriterií stanovených pro archiválie, archiválie se odevzdávají do archivní péče a zničí se ty dokumenty, které nemají trvalou dokumentární hodnotu.

Skartační návrh je písemný návrh na vyřazení dokumentů s uplynulou skartační lhůtou, obsahuje žádost o provedení skartačního řízení a seznam písemností s uplynulou skartační lhůtou. Skartační návrh se předkládá příslušnému archivu pověřenému dohledem nad vyřazováním dokumentů.

Skartační lhůta vyjadřuje dobu, po kterou je nutné vyřízené nebo pro provozní činnost původce nadále nepotřebné dokumenty uchovávat. Začíná běžet 1. dnem roku následujícího po roce, ve kterém dokument byl vyřízen nebo pozbyl pro původce provozní potřeby.

Originál dokladu je prvotní záznam skutečností obsahující podpisový záznam odpovědné osoby. Dokument nahrazující originál pro účely tohoto pokynu je původní prvotní záznam převedený do jiné formy obsahující podpisový záznam odpovědné osoby nebo kopie prvotního záznamu (originálu) obsahující podpisový záznam odpovědné osoby, která kopii ověřila.

Spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu.

Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen.

1. Skartační znak "A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.
2. Skartační znak "S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení navržen ke zničení.
3. Skartační znak "V" (výběr) označuje dokument, jehož dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a který bude ve skartačním řízení znovu posouzen a následně zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S“.

Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem a vyjadřuje dobu, po kterou je nutné vyřízené nebo pro provozní činnost původce nadále nepotřebné dokumenty uchovávat. Skartační lhůta se určuje počtem let a začíná běžet 1. dnem roku následujícího po roce, ve kterém písemnost byla vyřízena nebo pozbyla pro původce provozní potřeby. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení.
Pokud původce ve svém vnitřním předpisu nestanoví jinak, skartační lhůty se všeobecně považují za závazné pro originální vyhotovení dokumentů nebo vyhotovení je nahrazující (např. prvopis došlého dokumentu, první kopie odeslané písemnosti apod.). Ostatní dokumenty, mající charakter kopií, duplikátů, multiplikátů apod. je možné považovat za dokumenty charakteru „S“ a navrhnout je ke skartaci ihned, jakmile pomine jejich provozní potřeba (musí však být znemožněno jejich zneužití).
Skartační lhůty stanovené ve Spisovém a skartačním plánu nelze zkracovat, ale mohou být výjimečně prodlouženy, pokud původce potřebuje dokument pro svou další činnost. Tuto skutečnost je původce povinen oznámit příslušnému archivu.