Slovník pojmů

Archiválie - záznam, který byl vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Trvalou dokumentární hodnotu posoudí příslušný archiv. Při ukončení činnosti původce přechází povinnost zabezpečit archiválie na právního nástupce nebo na orgány pověřené likvidací. v případě, že není právní nástupce, převezme archiválie příslušný archiv.

Archivní a skartační řád - stanovuje způsob provedení výběru dokumentů. Jde o oddělení dokumentů s trvalou hodnotou (archiválií) od dokumentů bezvýznamných, určených ke zničení.

Dokument nahrazující originál - původní prvotní záznam převedený do jiné formy obsahující podpisový záznam odpovědné osoby nebo kopie prvotního záznamu (originálu) obsahující podpisový záznam odpovědné osoby, která kopii ověřila.

Originál dokladu - prvotní záznam skutečností obsahující podpisový záznam odpovědné osoby.

Skartační lhůta - vyjadřuje dobu, po kterou je nutné vyřízené nebo pro provozní činnost původce nadále nepotřebné dokumenty uchovávat. Začíná běžet 1. dnem roku následujícího po roce, ve kterém byl dokument vyřízen nebo pozbyl pro původce provozní potřeby.

Skartační návrh - písemný návrh na vyřazení dokumentů s uplynulou skartační lhůtou. Skartační návrh se předkládá příslušnému archivu pověřenému dohledem nad vyřazováním dokumentů.

Skartační řízení - postup plánovitého vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost původce. Písemnosti se posuzují dle kritérií stanovených pro archiválie, které se odevzdávají do archivní péče a zničí se ty dokumenty, které nemají trvalou dokumentární hodnotu.

Skartační znak - vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen.

  1. Skartační znak "A" (archiv) - dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu.
  2. Skartační znak "S" (stoupa) - dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení navržen ke zničení.
  3. Skartační znak "V" (výběr) - dokument, jehož dokumentární hodnotu nelze v době vzniku určit a který bude ve skartačním řízení znovu posouzen a následně zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem "A" nebo mezi dokumenty se skartačním znakem "S“.

Spis - soubor dokumentů k jedné věci včetně interních záznamů, stanovisek a konceptů, které zachycují genezi následného výstupu.

Spisovna - místo určené k ukládání vyřízených dokumentů, k jejich evidenci a vyhledávání pro potřeby původce dokumentu.

Spisový a skartační plán - obsahuje věcně členěnou typologii dokumentů původce označenou spisovými znaky, rozšířenou o skartační znaky a lhůty.

Spisový řád - upravuje chod spisové služby, tj. pracovní postupy při nakládání s dokumenty.

Spisový znak - označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu.

Výkon spisové služby - zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Omezení provozu