Systematic

Komplexní řešení a služby

ARCHIVACE

SKARTACE

DIGITALIZACE

VŠE POD JEDNOU STŘECHOU

JSME DYNAMICKÁ, VÝHRADNĚ ČESKÁ SPOLEČNOST

Nabízíme komplexní služby a řešení v oblasti správy, uložení, třídění a archivace dokumentů, včetně jejich zákonné skartace. Klademe důraz na maximální kvalitu poskytovaných služeb. Naše společnost poskytuje komplexní služby „pod jednou střechou“. Je zpracován plán rozvoje společnosti na úložnou kapacitu 2 000 000 běžných metrů dokumentů, výhradně ve vlastních prostorách areálu Kácov.

Systematic a.s. nabízí profesionální servis, vysokou kvalitu služeb a zejména individuální řešení firemních potřeb.
Naše služby vycházejí z mnohaleté zkušenosti na českém trhu a mezi naše klienty patří dlouhodobě společnosti a organizace rozličných velikostí, od těch malých až po velké nadnárodní subjekty.

Jako první na českém trhu jsme zařadili do nabídky služeb webovou databázovou aplikaci, která slouží uživatelům k evidenci a vyhledávání dokumentů.

Vzhledem k individuálnímu přístupu ke každému klientovi, nabízíme vždy nákladově efektivní řešení jeho potřeb. Součástí našeho řešení jsou i poradenské a konzultační služby. Naši pracovníci jsou pravidelně proškolováni v oblastech nakládání s dokumenty vztahujícími se i ke strukturálním fondům EU.

Jsme držiteli certifikátů ISO 9001, 14001 a 27001.

Ing. Petr Helcl
ředitel společnosti

CERTIFIKÁTY

„Efektivnost“ + „Bezpečnost“ = „Úspěch společnosti“

Certifikáty ISO

Klíčovými aspekty pro úspěch společnosti je efektivita a maximální kvalita nabízených služeb. Věříme, že pro naše klienty je též důležitá informační bezpečnost. Požádali jsme nezávislou certifikační společnost, aby důkladně prověřila naši politiku v oblasti kvality, zodpovědném a šetrném přístupu k životnímu prostředí a v neposlední řadě informační bezpečnosti.

Společnost Systematic a.s. splňuje veškeré parametry kvality v procesu archivace dokumentů a jejich likvidace. Důkazem je udělení certifikací dle norem ISO 9001:2015 (politika kvality), ISO 14001:2015 (politika ochrany životního prostředí) a ISO/IEC 27001:2022 (politika informační bezpečnosti).

Pokud si naši společnost vyberete jako svého partnera, můžete se spolehnout, že Vaše dokumenty budou v těch nejlepších rukou.

Certifikat_ISO_9001.pdf

Certifikat_ISO_14001.pdf

Certifikat_ISO_27001.pdf

Ostatní certifikáty

Certifikát technického prostředku.pdf

Certifikát shody.pdf

Certifikát na výrobu papírových briket.pdf

Politika integrovaného systému řízení.pdf

REFERENCE

Naši referenční listinu Vám rádi poskytneme prostřednictvím následujícího poptávkového formuláře:

Vaše jméno a příjmení

Váš telefon

Váš e-mail

Společnost

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů

sales@systematic.cz

+420 000 000 000

KARIÉRA

V tuto chvíli jsou všechny pozice obsazeny, ale nebojte se nám napsat. Rádi se Vám ozveme!

Svůj životopis můžete zasílat na sales@systematic.cz.

JAK TO U NÁS VYPADÁ?

Všechny Vaše starosti se spisovými službami, skartací nebo archivací dokumentů můžete nechat na nás. Navíc Vám vždy nejdříve poradíme, protože disponujeme týmem specialistů, kteří se službami správy dokumentů zabývají již řadu let. Pokud se Vám v kanceláři nebo ve skladech nahromadilo velké množství dokumentů, na jejichž důslednou evidenci, zpracování, třídění a uložení nemáte personální ani prostorové kapacity, společnost Systematic a. s. vypracuje a zrealizuje komplexní plán řešení spisových služeb Vaší společnosti. My vytvoříme archivační a skartační řády, roztřídíme, zpracujeme, převezeme a uložíme všechny Vaše dokumenty a Vy získáte přehled o všech Vašich dokumentech.

Co nabízíme:

konzultační a metodické poradenství při zřizování podnikových spisoven,
analýzy písemností pro efektivní archivaci dokumentů,
poradenství v uspořádání spisoven a archivů firem,
třídění, převzetí a převoz dokumentů do spisovny,
elektronické zpracování převzatých dokumentů,
zpracování skartačního plánu,
zařazení a uložení dokumentů do speciálních archivačních boxů,
uložení dokumentů typu "S" do doby skartace,
předání dokumentů typu "A" do příslušného oblastního archivu.

Uložení dokumentů, tzv. archivace dokumentů, je řešením zejména pro ty klienty, pro které je možnost trvalého uložení písemností, v souladu s platnými normami pro archivaci dokumentů, ve vlastních nebo pronajatých prostorách provozně i investičně příliš nákladnou záležitostí.

Přenesením této činnosti na externího dodavatele získáte nezanedbatelné výhody vyplývající z tzv. outsourcingu, obchodního rozhodnutí, které má vést ke snížení nákladů a (nebo) k zaměření se na důležitější úkoly v rámci obchodního procesu.

Odpovědnost za archivaci dokumentů nese naše společnost Systematic a. s. a Vaše firma se může plně věnovat svému oboru. Náklady na zajištění specializované činnosti jsou při využití outsourcingu zpravidla výrazně nižší.

Co nabízíme:

zpracování evidence dokumentů v aplikaci E-Archiv
fulltextové vyhledávání dokumentů v aplikaci E-Archiv
možnost elektronického pořizování žádanek pro vyhledání či zápůjčku dokumentů
formy doručování dokumentů:
- Kopie dokumentů e-mailem nebo poštou,
- kopie dokumentů mohou být jedinečně doručeny pomocí „Certifikační autority“, tj. elektronicky podepsány a šifrovány,
- originální dokumenty vlastním kurýrním servisem,
- efektivní uložení dokumentů v depotu.

V současné době rychle se rozvíjejícího digitálního prostředí, probíhá většina firemních procesů elektronicky a narůstá tak i objem digitálních dokumentů. Se vzrůstajícím významem elektronických dokumentů roste i snaha firem převádět své fyzické archivy a papírové dokumenty do jednotné elektronické podoby, tzv. digitalizace, která umožňuje jejich uživatelům tyto cenné firemní záznamy lépe a efektivněji spravovat, zpřístupňovat, sdílet a uložené dokumenty operativně využívat.

Společnost Systematic a. s. Vám nabízí moderní a rychlé řešení, jejíž součástí je komplexní spektrum služeb pro bezpečnou a efektivní archivaci elektronických dokumentů.

Co nabízíme:

konzultace a posouzení stavu dokumentů a navržení vhodných postupů pro samotnou konverzi papírových dokumentů,
nalezení nejvhodnější formy jednotného ukládání všech typů elektronických záznamů v souladu se zákonem,
navržení nejefektivnější správy dokumentů s možností propojení na „EES“ – elektronický evidenční systém,
odborné zpracování dokumentů pro elektronickou archivaci, precizní třídění a bezpečná manipulace s dokumenty, vytěžení dat ze zdrojových dokumentů a ověření platnosti záznamů,
zajištění existence dokumentů v reálném čase a opatření známkou původu.

Co získáte:

řešení zacílené na Vaše potřeby tak, aby výsledek splňoval nejvyšší míru možného očekávání
elektronický archiv v souladu s právními předpisy
aplikaci bezpečnostních prvků elektronického podpisu a časových razítek
snadné, rychlé, přesné a bezpečné vyhledávání strategických záznamů
zpracovávání a ukládání dokumentů pomocí nejmodernějších technologií
přímé řízení uložených dat odkudkoliv a kdykoliv
jistotu čitelnosti, důvěryhodnosti a platnosti archivovaných dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu
odbornou podporu a pomoc zkušených profesionálů při správě a archivaci Vašich elektronických dokumentů.

Skartací se rozumí likvidace dokumentů, které již není, dle zákona, potřeba archivovat. i tuto službu pohlídáme za Vás. Skartace je možná po uplynutí zákonné lhůty a dochází k trvalému znehodnocení dat. Společnost Systematic a. s. Vám zajistí bezpečnou skartaci v souladu s normou DIN 32 757, se stupněm bezpečnosti 4.

Co nabízíme:

vypracování individuálního skartačního plánu,
vedení skartačního řízení s příslušným oblastním archivem na klíč,
důvěrnou skartaci dokumentů s prošlou skartační lhůtou, včetně potvrzení o skartaci,
jednorázové svozy a skartaci dokumentů,
pravidelné svozy a skartaci dokumentů,
zapůjčení a výměny uzamykatelných kontejnerů pro sběr dokumentů určených ke skartaci.

Poptávkový formulář

Externí archivář

Přehledné uspořádání dokumentů, včetně jejich elektronického evidenčního zpracování, logického roztřídění v souladu s platnou legislativou a zajištění skartačního řízení

Zjistit více

E-archiv

Webová databázová aplikace, která slouží uživatelům k vyhledávání a evidenci přírůstků včetně zadávání požadavků na vyhledání a doručení konkrétního dokumentu

Zjistit více

ARCHEION

Plně automatizovaný
skladovací robotický systém

I Vy můžete využít tento jedinečný a 100% bezpečný systém archivace.

ÚVOD

Základní myšlenkou projektu „Archeion“ je plně automatizovaný skladovací robotický systém „SysLogeum 3000“ na bázi stohovacích plastových euroboxů zasazených do modulární hliníkové konstrukce, po které se pohybují obslužní roboti.

Ve spojení se specializovaným softwarovým aplikačním řešením „E-Archiv“, který v sobě zahrnuje komplexní agendu archivace, se tento systém stává ojediněl ým a unikátním řešením archivace dokumentů, HDD, či všeho, co dnes potřebuje být uchováno ve fyzické podobě.

BEZPEČNOST

Na bezpečnosti Vašich dokumentů nám maximálně záleží, proto je SysLogeum 3000 navržen tak, aby mohl pracovat v nehořlavém inertním prostředí.

prostorová efektivita + modularita systému = výhodnost ukládání

Modulová konstrukční síť skladovacího systému SysLogeum 3000 poskytuje úložný prostor pro Vaše dokumenty a pro vše, co potřebujete uchovat ve fyzické podobě.

Síť je tvořena hliníkovými profily, které pomocí zámků přesně zapadají do rámové konstrukce. na horní rámové konstrukci jsou v osách X a Y kolejnice, ve kterých se pohybují obslužní roboti, a tímto způsobem je zabezpečen přístup robotů na libovolnou buňku v síti. Velikost a tvar konstrukční sítě je optimalizován tak, aby byl maximálně využit dostupný skladovací prostor klienta. v rámci konstrukční sítě je vyhrazena servisní oblast sloužící pro údržbu robotů včetně dobíjecích stanic.

Výška konstrukční sítě je optimalizována dle těchto kritérií:

parametry skladovacího prostoru
požadovaná rychlost naskladnění/vyskladnění

Roboti ve skladovacím systému SysLogeum 3000 jsou jedineční “dělníci”. Jejich pohyb je čtyřcestný a pohon je zajištěn pomocí dobíjecích baterií. Roboti autonomně pracují na vrcholu konstrukční sítě a jsou vybaveni speciálním mechanismem na principu výtahu, který umožňuje zdvih a převoz plastových boxů.

Roboti dostávají příkazy pomocí bezdrátové technologie z ovládacího a řídicího systému a dopravují boxy na předávací místo. v případě potřeby robot automaticky přijede k dobíjecí stanici, kde proběhne nabíjecí cyklus.

Roboti jsou v práci vysoce flexibilní. Nejen že jsou neúnavní při manipulaci s boxy, ale díky své síle dokáží bezproblémově manipulovat s nákladem o váze až 25 kg.

Veškeré dokumenty jsou ukládány do standardizovaných plastových boxů s vysokou statickou zatížitelností. Každý box je opatřen EAN kódem, který je uložen v databázi ovládacího modulu. Boxy mohu být rozděleny na oddíly a přizpůsobeny různým kategoriím dokumentů.

Systém je nastaven na plastové boxy o rozměrech 600 x 400 x 420 mm, které pojmou až jeden běžný metr dokumentů.

V rámci skladového systému SysLogeum 3000 jsou integrována předávací místa, kam roboti doručují požadované boxy s dokumenty. Klasické předávací místo „IN/OUT“, může sloužit současně buď pro vyskladnění či naskladnění boxů. Předávací místo typu „Table“ je otevřený stůl, který slouží pro vyhledávání požadovaných spisů v boxu, aniž by předmětný box opustil skladovací prostor.

Předávací místo je plně integrované v rámci ovládacího a řídicího systému a tak veškerý pohyb boxů je snímán čtečkou čárových kódů a zaznamenán do databáze v reálném čase.

Počet předávacích míst, jakož i jejich umístění je maximálně flexibilní.

„E-Archiv“ je elektronický evidenční systém, který poskytuje uživatelům komplexní přehled evidovaných dokumentů, jejich vyhledávání a workflow. Poskytuje též komplexní řízení procesu skartací, a v neposlední řadě přehled o objemu a lokacích uložených dokumentů. Aplikace umožňuje rovněž evidenci dokumentů z linky digitalizace, včetně vyhledávání v digitálním archivu obrazů. Jednou naskenovaný dokument zůstává v databázi natrvalo a je uživatelům k dispozici.

Přednosti systému E-Archiv:

Jednoduchý uživatelský interface,
možnost fulltextového vyhledávání v evidenci dokumentů,
propojení spisů dle ID a katalogu druhů dokumentů,
přístup do evidence spisů dle divizí a přístupových práv,
pořizování žádanek o vyhledání dokumentu včetně sledování jejich stavu,
statistiky žádanek a objemu uložených dokumentů,
přístup do digitálního archivu již pořízených obrazů dokumentů.

FAQ

NA CO SE PTÁTE NEJČASTĚJI?

Musí naše organizace zřídit archiv a hrozí mi nějaký postih?

dle zákona o archivnictví a spisové službě a dle zákona o účetnictví, vyplývá povinnost podnikatelskému subjektu uchovávat účetní i daňové doklady a dokumenty v zákonem stanovených lhůtách. Doba skladování dokumentů se liší od typu dokumentu a to v rozmezí od 1 do 100 let. Právní úprava udává i sankční postihy.

Jakým způsobem archivace dokumentů probíhá?

Systém uložení dokumentů – archivace a s tím souvisejících služeb v naší společnosti vystihuje nejlépe následující schéma:

Archivujete přímo šanony?

Nikoliv. Dokumenty ze šanonů přenášíme na archivační sponu, následně jsou opatřeny kartou písemnosti a uloženy do speciálních archivačních boxů. Prázdné šanony vracíme zpět zákazníkům. Není to ovšem nutný způsob archivace dokumentů. Po dohodě můžeme ukládat do archivačních boxů přímo celé šanony či papírové boxy s dokumenty, tak jak nám je předáte.

Kolik dokumentů obsahuje běžný metr?

Jeden běžný metr představuje 11 pořadačů šíře 80 mm.

Musím hlídat lhůty pro skartaci?

To rozhodně nemusíte. Celé skartační řízení hlídá a realizuje společnost Systematic a. s. za Vás. Při prvotním zpracování dokumentů vypracováváme tzv. „skartační plán“. Dle tohoto plánu Vám zašleme návrh skartace dokumentů, u kterých již prošla skartační lhůta. Po vzájemném odsouhlasení zajišťujeme povolení příslušného oblastního archivu a následně dokumenty důvěrně skartujeme.

Jakým způsobem doručujete dokumenty?

Možností, jak doručit Vaše dokumenty je několik. Originální dokumenty doručujeme vlastní kurýrní službou na místo určení. Kopii dokumentu doručujeme prostřednictvím pozemní pošty, nebo elektronickou cestou, tj. emailem ve formě scanu či kryptovaného e-mailu v rámci dodržování podmínek „bezpečné komunikace“.

Archivace a zákony

Povinnost právnických a fyzických osob jako podnikatelů archivovat účetní dokumenty a záznamy vyplývá z celé řady právních předpisů. Jedná se především o příslušná ustanovení zákona o účetnictví, obchodního zákoníku, zákona o archivnictví atd. s tím, že tato právní úprava rovněž udává sankční postihy, které mohou vyústit až v trestně právní odpovědnosti.

Přehled platné legislativy:

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě

Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů.

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, který definuje dobu a podmínky ukládání účetních záznamů.

PROJEKTY EU

Společnost Systematic a.s. realizuje následující projekty, které jsou spolufinancovány z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj:

1) Vývoj automatizovaného stohovacího systému "SysLogeum 3000", reg. č. CZ.01.1.02/0.0/0.0/16_083/0009881, který je realizován v rámci operačního programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost.

Předmětem projektu je vývoj zařízení pro efektivní uložení dokumentů pomocí stohování boxů a jejich obslužnosti plně automatizovanými roboty. Smyslem projektu je vyvinout systém pro maximální využití skladovacích prostor, efektivity naskladnění/vyskladnění složek dokumentů a v neposlední řadě pro bezpečnost a ochranu dokumentů před vnějšími vlivy. Konečným výsledkem projektu bude prototyp automatického skladovacího systému na bázi stohovacích plastových euroboxů.

2) Automatické nalezení robotu, reg. č.: CZ.01.1.02/0.0/0.0/20_358/0023593, který je realizován v rámci operačního programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost.

Předmětem projektu je vývoj algoritmu včetně jeho implementace pro automatické nalezení robotu na pozicích, které jsou dány kartézským systémem kolejnic robotického skladu SysLogeum 3000. Výstupem bude upravený SW robotu, který bude zajišťovat identifikaci robotu na gridu (kolejnicích) podle přečtené souřadnice z QR kódu.

Spolupráce s organizací pro výzkum a šíření znalostí

Projekty jsou realizovány v úzké spolupráci s organizací pro výzkum a šíření znalostí s Technickou univerzitou Liberec, fakultou mechatroniky, informatiky a mezioborových studií, která se podílí na realizaci věcných aktivit projektu a dalších vývojových prací v rámci uzavřené smlouvy na smluvní výzkum.

Společnost Systematic a. s. realizuje projekt s názvem „Vývoj řídící jednotky motoru pro ovládání zámku boxu“, s finanční podporou Operačního programu Praha – pól růstu ČR.

Předmětem projektu je návrh a realizace SW a HW části sběrnice s nízkou komunikační rychlostí v rozmezí 50 – 100 baud pro komunikaci zdvihací desky boxu po dlouhých planžetách v délce 8 metrů s řídicím systémem robotu. Projekt je inovačním doplňkem skladového robotického systému „SysLogeum 3000“, což je unikátní technologie ve formě automatického systému technologicky založeného na stohování plastových euroboxů, které jsou zasazené do modulární hliníkové konstrukce, po které se pohybují obslužní roboti.